POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

PREÁMBULO: Alea Herrajes S.A.S, dando cumplimiento a lo dispuesto  en la Ley estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado  en la Constitución Política (en adelante la normativa en el tratamiento de protección de datos personales) adopta la presente política respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales, en el desarrollo de su objeto social.

MEDIDAS PROVISIONAL. En el tratamiento de los datos personales, Alea Herrajes S.A.S  adecuará  de manera permanente  las bases de datos personales con el lleno  de los requisitos  que establece la ley, particularmente con la actualización de las autorizaciones de sus titulares. El uso de las mismas estará restringido estrictamente para los fines propios para los cuales  se hayan recogido, de acuerdo con la manifestación clara y expresa del titular de los datos.

NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN. Alea Herrajes S.A.S  como responsable del tratamiento de datos, por medio  de esta política, garantiza el cumplimiento de la protección de los datos personales  recogidos en su base de datos.

OBJETO.  Esta política tiene por objeto definir los parámetros  bajo los cuales  se da tratamiento y administración  de todos los datos personales recogidos y almacenados dentro de la base de datos  que posee Alea Herrajes S.A.S. 

 ÁMBITO  DE APLICACIÓN. Esta política se aplica  a todas las base de datos y/o archivos de Alea Herrajes S.A.S, que contengan datos personales que sean objeto de trato y administración por parte de Alea Herrajes S.A.S. considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales.

PRINCIPIOS. En el tratamiento de datos personales que realiza Alea Herrajes S.A.S. se aplican todos los principios consagrados en el régimen general de protección de datos personales colombiano:

·      Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.

·      Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

·      Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

·      Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de Alea Herrajes S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

·      Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la mencionada ley y la constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

·      Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de Alea Herrajes S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·      Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el titular podrá negarse a autorizar su tratamiento.

CONSULTA DE LA POLÍTICA. Alea Herrajes S.A.S. pone a disposición de los titulares  de los datos personales esta política de tratamiento de datos, en su dirección de domicilio. Y demás medios idóneos de divulgación. 

CATEGORÍA Y CLASIFICACIÓN  DE LOS DATOS. Además de la clasificación de datos que consagra la normativa Alea Herrajes S.A.S. en desarrollo del principio de autonomía privada y de acuerdo con los datos tratados, ha elaborado  la siguiente clasificación de  datos personales:

·      Datos personales de  grupos de interés (clientes, proveedores y relaciones públicas).

·      Datos personales de trabajadores, trabajadores inactivos y trabajadores potenciales.

·      Datos personales de niños, niñas y adolescentes.

·      Datos sensibles de seguridad y salud en el trabajo.

DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO. Alea Herrajes S.A.S. hace manifiesta su voluntad de protección de los derechos de los titulares de los derechos personales. En tal sentido y conforme a la normativa en el tratamiento  de datos personales, señala los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares, o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente:

·      Derecho al Acceso: Acceder, conocer en forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la normativa en el tratamiento  de datos personales. Así como actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales o los de su representado y/o apoderado o causahabiente  de la base de datos de Alea Herrajes S.A.S, una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

·      Derecho de actualización, rectificación y supresión: el titular, su representante y/o apoderado o causahabiente, podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.

·      Derecho a solicitar prueba de la autorización: el titular, su representante y/o apoderado o causahabiente, podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a Alea Herrajes S.A.S para el tratamiento de sus datos personales. Salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.

·      Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: el titular, su representante y/o apoderado o causahabiente, será informado por Alea Herrajes S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado  a sus datos personales.

·      Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: el titular, su representante y/o apoderado o causahabiente, podrá presentar, cuando sea el caso, ante la superintendencia  de industria y comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente sobre el tratamiento de datos personales.

·      Derechos a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato: en el caso en el que el tratamiento de los datos, no se respeten los principios, derechos y garantías  constitucionales  y legales.

DEBERES DE Alea Herrajes S.A.S

Alea Herrajes S.A.S. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones, cuando actúa como responsable:

­   Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

­   Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

­   Informar al titular sobre el uso dado a sus datos personales.

­   Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

­   Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad se cumplan en los términos establecidos en la presente política.

­   Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

­   Actualizar la información cuando sea necesario.

­   Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

­   Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.

­   Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Alea Herrajes S.A.S, NIT: 800072260-9, con domicilio en la Calle 28 N. 6-56 en la ciudad de Bucaramanga (Santander),  teléfonos: + 57- 7 6305060- 6521333, es el responsable del tratamiento de los datos personales y la base de datos personales.

Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de dato personales por cuenta del responsable del tratamiento. En el caso de Alea Herrajes S.A.S, será encargado el trabajador o contratista  ya sea persona natural o jurídica, a cuyo cargo  se encuentre el tratamiento de base de datos especifica.

Para tal efecto, el área Administrativa y Contable de Alea Herrajes S.A.S será la responsable de atender las solicitudes que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en la presente política. Por lo cual, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su  solicitud de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico protecciondedatos@aleaherrajes.com.co, Llamar a la línea telefónica de Alea Herrajes S.A.S en Bucaramanga, al teléfono (7) 6305060, o radicarla en la dirección de nuestra oficina ubicada en la Calle 28 N. 6-56.

AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES. La autorización es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.  Alea Herrajes S.A.S solicitará con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, al titular del dato, su autorización libre, clara, previa, expresa, e informada, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, con el fin de efectuar la recolección y tratamiento del mismo, mediante cualquier medio idóneo, escrito u oral, que permita el almacenamiento para los efectos legales descritos en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE BASE DE DATOS. Alea Herrajes S.A.S pone  todos los recursos humanos  y tecnológicos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos personales que tiene en su poder. En todo caso verificará cuando corresponda, la procedencia  de las excepciones legales para entregar el dato personal  a las autoridades y en los casos pertinentes.

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. Alea Herrajes S.A.S. para obtener la autorización de tratamiento de datos personales, utilizará diferentes medios que permitan de parte del titular su manifestación libre, clara, expresa  e informada.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.  Los titulares puedan recovar en cualquier momento  la autorización otorgada a  Alea Herrajes S.A.S para el tratamiento de sus datos personales o solicitar  la supresión total o parcial  de los mismos, siempre y cuando no lo impida  una disposición legal o contractual.

Cuando la revocatoria sea total de relación con las finalidades autorizadas, Alea Herrajes S.A.S. Cesa el tratamiento de los datos. Cuando sea de manera parcial en relación con cierto tipo de tratamientos, cesa  sobre la revocatoria puntual, caso en el cual Alea Herrajes S.A.S continua  tratando los datos  personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS.

Los datos de los titulares con los cuales Alea Herrajes S.A.S. tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, podría ser recolectados y tratados para los siguientes fines:

·       Realizar él envió de información relacionada con campañas, proyectos, advertencias, programas u operaciones, entre otros.

·       Desarrollar el objeto social de Alea Herrajes S.A.S. conforme  a sus estatutos sociales

·       Cumplir con la normativa vigente en Colombia para las empresas de igual o similar naturaleza a Alea Herrajes S.A.S.

·       Cumplir con las obligaciones y con las normas aplicables a clientes, proveedores y contratistas

·       Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia  laboral  y de seguridad social

·       Realizar encuesta relacionadas con los servicios y productos ofertados por Alea Herrajes S.A.S.

·       Cumplir todos sus compromisos contractuales

·       Cumplir con las actividades de bienestar y reconocimientos de beneficios 

Por lo cual, dentro de estos fines, se encuentran las siguientes actividades:

­   Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.

­   Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.

­   Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.

­   Evaluar la calidad del servicio.

­   Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Alea Herrajes S.A.S. y/o por terceras personas.

­   Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral

­   Soportar procesos de auditoría interna o externa

­   Registrar la información de empleados (activos e inactivos y potenciales) en las bases de datos de Alea Herrajes S.A.S.

­   Suministrar, compartir, enviar o entregar, cuando sea expresamente necesario, sus datos personales a las empresas ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

Respecto de la recolección de datos, éstos podrán ser tomados directamente en la dirección de domicilio de Alea Herrajes S.A.S  y/o  a través de los diversos medios que se tengan establecidos para ello.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, Alea Herrajes S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

- Exista autorización expresa para hacerlo.

- Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.

- Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.

- Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de Alea Herrajes S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto.

- La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad.

- Que sea requerido o permitido por la ley Alea Herrajes S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, Alea Herrajes S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN Alea Herrajes S.A.S. almacena en archivo físico y/o repositorios electrónicos la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, de manera directa o atreves de terceros que sean contratados para el fin.

ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS: Alea Herrajes S.A.S. actualiza de manera permanente su base de datos de conformidad con lo señalado en la normativa, en el tratamiento de datos personales y de acuerdo en lo establecido en la medida provisional de la presente política.

CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS PERSONALES. Alea Herrajes S.A.S. entiende por categorías especiales de datos personales las siguientes:

·      DATOS SENSIBLES: son los que afectan la intimidad del titular o cuyo caso uso indebido puede generar su discriminación, tales como: aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promuevan intereses de cualquier partido político, así como datos relativos  a la salud, a la vida sexual  y los datos biométricos. El tratamiento de esos datos se realizara únicamente contando con la autorización explícita del titular de los mismos.

·      NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES: el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes  se llevara a cabo por Alea Herrajes S.A.S. siempre y cuando sea de naturaleza pública, se respeten sus derechos  fundamentales y se recolecten de conformidad con la autorización dada por medio del formato diligenciado por el representante legal del niño, niña y adolecente, el cual se anexa a la presente política.

·      DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la constitución política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

AVISO DE PRIVACIDAD. En el evento en el que Alea Herrajes S.A.S. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

TRANSFERENCIA DE DATOS PARA EL TRATAMIENTO POR TERCEROS  NACIONALES E INTERNACIONALES. Alea Herrajes S.A.S. puedes transmitir o transferir de manera parcial o total de los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objetivo social, para lo cual solicita autorización de su titular y garantizar el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia.

 

PROCEDIMIENTOS: Alea Herrajes S.A.S en el tratamiento de datos personales, define los siguientes procedimientos, los cuales solo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, sus causahabiente  o representante.

 

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. Para el ejercicio de sus derechos, el titular o sus representantes suministran  al menos la siguiente información: